e-BRIDGE

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI - KONTROLA DOSTĘPU

Nowoczesne kontrolery serii e-Bridge II wbudowane w najnowsze urządzenia wielofunkcyjne firmy Toshiba pozwalają na wykonanie szeregu zadań związanych z zarządzaniem dokumentami przechowywanymi w pamięci urządzenia. Użytkownik po stworzeniu dokumentu może wydrukować go bezpośrednio lub w sposób poufny po autoryzacji osoby drukującej za pomocą kodu PIN. W przypadku drukowania większej liczby egzemplarzy tego samego dokumentu można wykonać wydruk próbny. Użytkownik drukuje jedną kopię ze zleconego zadania i sprawdza czy wszystkie elementy (marginesy, czcionki, grafiki itp.) zostały wydrukowane bezbłędnie. Jeżeli tak, może zwolnić pozostałą liczbę egzemplarzy do wydruku. Funkcje te stały się standardem we wszystkich urządzeniach wielofunkcyjnych Toshiba.

Kolejnym rozwiązaniem służącym do zarządzania dokumentami jest mechanizm Toshiba e-Filing. Jest to zestaw funkcji kontrolera e-Bridge II, który umożliwia użytkownikom zakładanie katalogów bezpośrednio na dysku twardym urządzenia. Katalogi są prywatne, chronione hasłem - dostępne tylko dla właścicieli. Katalog może mieć charakter publiczny – a więc dostępny dla każdego, oraz prywatny - dostępny tylko i wyłącznie dla właściciela dzięki zabezpieczeniu hasłem. W ramach tego katalogu (lub katalogów) użytkownik może budować strukturę katalogów zagnieżdżonych, a w nich zapisywać różne zadania – drukowania lub skanowania. Posługując się aplikacją służącą do zarządzenia folderami przez Internet można obejrzeć dokumenty przechowywane w skrzynce w postaci listy lub miniaturek.

W ramach katalogu, można poddać zawarte w nim dokumenty operacjom edycji: zmiany nazwy, usuwania, kopiowania i wklejania oraz wycinania i wklejania. Za pomocą funkcji “kopiuj i wklej”, oraz “wytnij i wklej” użytkownik może łączyć różne prace w jeden dokument. Po zakończeniu modyfikacji, użytkownik może przechowywać i drukować powstałe w ten sposób dokumenty. Funkcja katalogów umożliwia łączenie różnych dokumentów i stron w całość. Nawet przy łączeniu dokumentów wprowadzonych z różnych źródeł nie zmienia się format danych każdej ze stron.

e_bri_obieg

ZARZĄDZANIE URZĄDZENIAMI - KONTROLA KOSZTÓW

Możliwość szybkiego i łatwego drukowania, kopiowania czy skanowania na urządzeniach wielofunkcyjnych Toshiba ma znaczenie dla użytkownika końcowego. Jednak z punktu widzenia administratora i właściciela firmy ważne jest łatwe i szybkie zarządzanie urządzeniami, kontrola dostępu i kontrola kosztów. Dla administratora najważniejsze jest stan urządzenia, wykonanie oczekujących zadań, łatwość współpracy z siecią w środowisku firmy. Administrator odpowiada także często za obsługę systemów pozwalających na monitorowanie urządzenia i użytkowników pod względem generowanych kosztów. Toshiba oferuje szereg rozwiązań odpowiadającym tym potrzebom. Najprostsze z nich to Toshiba Top Access - oprogramowanie wbudowane w urządzenie i zintegrowane z kontrolerem e-Bridge II oraz aplikacja zewnętrzna TFMS - Toshiba Fleet Management System.
Program Toshiba Top Access pozwala na zdalne zarządzanie maszyną w sieci. Za jego pomocą użytkownicy i administratorzy mogą ustawiać wiele parametrów maszyny zdalnie ze swoich stacji roboczych. Poziom wprowadzanych zmian jest adekwatny do nadanych uprawnień. Toshiba Top Access, dzięki wykorzystaniu technologii internetowej, pozwala na kontrolę urządzenia z każdego miejsca sieci klienta i monitorowanie wszystkich zadań wykonywanych przez urządzenie.

Możliwość podglądu i zarządzania urządzeniem jest udostępniana za pomocą przeglądarki internetowej. Każdy użytkownik może sprawdzić pożądane informacje. Dodatkowo, logując się jako administrator można zarządzać i konfigurować urządzenie. System pozwala między innymi na powiadamianie o zdarzeniach dotyczących kopiowania i drukowania poprzez mechanizm okien informacyjnych. Użytkownik informowany jest o braku papieru, otwartych kasetach, zacięciach, itp. Top Access pozwala także na podglądanie kolejki zadań wydruku poufnego, oraz zadań administracyjnych. Należą do nich między innymi zarządzanie parametrami konfiguracyjnymi urządzenia (protokoły adresy sieciowe), generowanie i zapisywanie logów, zarządzanie przywilejami użytkowników, czy departamentów. Top Access umożliwia generowanie plików konfiguracyjnych urządzeń i zapisywanie ich, oraz powielanie na innych urządzeniach (kopia awaryjna konfiguracji i systemu).

Bardziej rozbudowanym systemem jest TFMS - Toshiba Fleet Management System. Jest to aplikacja, której główną funkcją jest rozliczanie kosztów i monitoring liczby drukowanych dokumentów na urządzeniach wielofunkcyjnych znajdujących w sieci firmowej. Umożliwia ona również zarządzanie posiadanymi urządzeniami. Aplikacja jest zbudowana w technologii klient-serwer, co sprawia, że poszczególne moduły mogą, lecz nie muszą, pracować na tym samym komputerze. TFMS może powiadamiać użytkowników o stanie liczników, kosztach, itp. poprzez e-mail. Zapewnia także dostęp i logowanie do serwera aplikacji, jak również przeglądanie liczników, kosztów, liczby drukowanych dokumentów w postaci tabelarycznych lub graficznych raportów. Dostęp do serwera jest możliwy po autoryzacji nazwy użytkownika i hasła. Za pomocą stacji klienta można również zarządzać serwerem. Aplikacja daje użytkownikowi lub administratorowi możliwość przypisywania urządzeń konkretnym departamentom, centrom kosztowym, itp. Jeden z modułów TFMS jest odpowiedzialny za monitoring urządzeń wielofunkcyjnych. Korzystając z protokołów sieciowych zbiera informacje o statusie, stanie liczników od wszystkich maszyn podłączonych do bazy danych TFMS. Informacje te są przekazywane do serwera, który aktualizuje bazę danych. W skład aplikacji wchodzi również moduł TFMS Device Manager, za pomocą którego można dodawać urządzenia do bazy danych i monitoringu. Device Manager potrafi skanować lokalną sieć w poszukiwaniu urządzeń, jak również pozwala dodawać urządzenia ręcznie.


SYSTEMY KORPORACYJNE

W przypadku dużych firm, pragnących ograniczyć swoje koszty, niezbędne są zaawansowane systemy kontroli kosztów i dostępu do urządzeń, zarówno sieciowych jak i podłączonych do komputerów poszczególnych użytkowników. Bardzo często wymagane są też systemy do archiwizacji danych i obiegu informacji w firmie. Rozwiązania te są zazwyczaj konstrukcji modułowej, by móc spełnić konkretne potrzeby klienta, a jednocześnie umożliwić dalszą rozbudowę wraz z rozwojem firmy.

SSM Poland oferuje rozwiązania spełniające wszystkie kryteria wyznaczone dla tego typu systemów. Nowoczesny modułowy system umożliwia kontrolę kosztów związanych z drukowaniem, kopiowaniem, monitorowaniem prac oraz ułatwieniem dostępu do niektórych opcji urządzeń. Dzięki łatwości obsługi oprogramowanie pozwala użytkownikom bezpiecznie korzystać z istniejących w firmie urządzeń, uniemożliwiając jednocześnie dostęp osób niepowołanych. Funkcja kontroli z podziałem na użytkowników, departamenty, urządzenia, formaty papieru, czy rodzaj druku pozwala, za pośrednictwem modułu raportowego na łatwe i szybkie wygenerowanie wymaganych zestawień. Rozwiązanie to pozwala zarządzać posiadanymi urządzeniami, ale również zredukować koszty dzięki automatycznemu wyborowi najbardziej ekonomicznego sposobu druku dla danego zadania poprzez przekierowanie na zdefiniowany przez administratora system druku. Systemy tej klasy pozwalają na szereg działań niedostępnych dla prostych aplikacji, jak np. obsługę wydruków tajnych, czy wydruk podążający umożliwiający wydrukowanie dokumentów znajdujących się w kolejce druku na najbliższym dostępnym urządzeniu. Oferują one również zaawansowane funkcje bezpiecznego usuwania poufnych dokumentów poprzez kilkukrotne „zapisanie” ich losowymi ciągami znaków, uniemożliwiając odtworzenie dokumentu. Pozwalają też na dodatkowe zabezpieczenie urządzeń poprzez weryfikację użytkownika kodami, czy kartami zbliżeniowymi lub magnetycznymi. System umożliwia wykorzystanie dowolnych, istniejących w firmie mechanizmów zabezpieczeń i kontroli w postaci kart identyfikacyjnych pracowników.

IDENTYF

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Współczesny świat charakteryzuje ogrom informacji, które w różnej formie docierają do pracowników każdego dnia. Przedsiębiorstwa i instytucje tworzą coraz więcej dokumentów, plików i poczty elektronicznej. Otrzymanie odpowiedniej informacji w odpowiednim czasie i miejscu to wyzwanie, jakie stoi przed wieloma firmami. Jest to możliwe tylko za pomocą efektywnego systemu zarządzania dokumentami i informacją.

Elektroniczne archiwum umożliwia bezpieczne, trwałe i długoterminowe przechowywanie dokumentów każdego formatu elektronicznego. System gwarantuje niezmienność dokumentu uniemożliwiając jego edycję i usunięcie po zarchiwizowaniu. Dostęp do archiwum chroniony jest systemem identyfikacji użytkownika. Otrzymują go tylko osoby do tego upoważnione. Wbudowana przeglądarka wyświetla ok. 200 najbardziej popularnych formatów plików bez konieczności instalacji oprogramowania do ich obsługi. Zarchiwizowane dokumenty opisane są polami indeksowymi, których struktura jest dowolnie dostosowywana w zależności od potrzeb. Na podstawie treści pól indeksowych następuje wyszukiwanie wybranych dokumentów. Dodatkowo, niektóre formaty dokumentów (doc, txt, pdf) są automatycznie indeksowane pełnotekstowo, tzn. użytkownik może je wyszukiwać na podstawie dowolnego wyrazu lub ciągu słów. Wbudowany mechanizm OCR umożliwia pełnotekstowe indeksowanie obrazów skanowanych dokumentów papierowych.


Wykaz ważniejszych funkcji systemów e-STUDIO

przerwanie pracy, podwójne strony, wymazywanie krawędzi, przesunięcie obrazu, przycinanie/maskowanie pola strony, kody departamentów, kody użytkownika, automatyczne rozpoznawanie oryginałów, automatyczny dobór formatu papieru, Smart bypass, pamięć zadań – szablony prac, automatyczne rozpoczynanie zadania, automatyczna zmiana kasety, tryb dwustronny, strona tytułowa, wstawianie arkuszy, wstawianie okładki przedniej i tylnej, przekładki, drukowanie datownika, tryb sortowania, licznik oryginałów, oryginały mieszane (różne formaty), zoom 0X-0Y, odbicie lustrzane, alternacja, funkcja x-in-1, numerowanie stron, rezerwacja zadań, obrót obrazu, kierunek obrazu, wydruk próbny, tworzenie zadań, powtarzanie obrazów, drukowanie planowane (data-czas), wydruk prywatny-poufny, definiowane formaty użytkownika, broszura, znak wodny, zapis tła dla strony, dostosowanie obrazu (CMYK/RGB balans kolorów, barwa, nasycenie, ostrość, korekcja tła).

e-BRIDGE - opis architektury 

powrót